Kaizen Nedir?

Kaizen Nedir? Kaizen, Japonca ’da KAI (değişim) ve ZEN (daha iyi) sözcüklerinin birleşiminden oluşmaktadır. Birleştirilmiş haliyle ‘daha iyiye değişim’ diğer bir ifadeyle ‘sürekli iyileştirme’ anlamına gelmektedir.

Başarılı Şirketlerin Sırrı Kaizen!

Kaizen Nedir? Kaizen Gelişimi

2. Dünya Savaşı süresince her alanda hasar gören Japonya’da, her şeyin en baştan inşa edildiği bir yapılanma dönemi başladı. Ancak bu yapılanmanın çok hızlı gerçekleşmesi gerekmekteydi.

İşçiler ve yöneticiler her gün yeni zorluklarla karşılaştı. Fakat sabırla, inançla, vazgeçmeden her gün ileriye doğru bir adım atıldı ve yeniden yapılanma süreci başarıyla sürdürüldü. Japonya’nın bugün birçok sektörel alanda dünya devi olması, bahsi geçen doğru atılmış adımlar ile inşa edildi.

Bu süreçte Kaizen felsefesi bir yaşam ve yönetim tarzı olarak şekillenmiş oldu.

Kaizen nedir? Kaizen, Japonca ’da en sık kullanılan sözcüklerden biridir. Japonlar Kaizen’i yalnızca üretim ya da hizmet sektöründe değil, günlük yaşantılarına da uygulamaya başlamışlardır.

Şirketlerde Kaizen kavramı çalışanların ve yöneticileri zihnine öylesine yerleşmiştir ki; çoğu kez Kaizen düşündüklerinin farkında bile olmazlar.

Kaizen Nedir? Tarihçesi

Kaizen Nedir? Kaizen ve Standart

Standart, çalışanların işlerini doğru ve güvenilir bir şekilde yapabilmelerinin sağlanabilmesi için yönetim tarafından hazırlanmış politika, kural, prosedür ve talimatlardır.

İşletmelerde Kullandığımız Standartlar

• Mevcut durumu anlamamızı,

• İşlemlerin doğru ve güvenilir bir şekilde yapılmasını,

• İşlem süresinin ve yükünün ölçülmesini,

• Kayıpların, problemlerin görülmesini,

• Gelinen seviyenin korunmasını,

• Bilginin birimler arasında paylaşılmasını,

• Bireysel uzmanlıkların organizasyona aktarılmasını,

• Kazanımların birikmesini ve disiplinin sağlanmasını,

• Deneyimlerin bir sonraki kuşaklara aktarılmasını sağlar.

Kaizen Nedir? Kaizen ve Yenilik

Şirketlerde iyileştirme yöntemlerine baktığımızda iki farklı yöntem görürüz. Biri kademeli (adım adım) ilerleme, diğeri ise aniden gerçekleşen ve büyük yatırımlar gerektiren teknolojik yeniliklerle elde edilen ilerlemedir.

Teknolojik yatırımlar ile yapılan iyileştirmeler Kaizen'ler ile desteklenmezse, katledilen seviye olumsuz yönde etkilenecektir.

Kaizen Nedir? Neler Kaizen Değildir?

Neler Kaizen Değildir?

Şirketin Elde Ettiği Her Maddi Kazanç Kaizen Değildir.

1.Hurda Satmak

2.Daha Ucuza Satın Alım Yapmak

3.Satılan Ürünün fiyat artışından elde edilen gelir.

4.Fabrikanın Dış Tedarikçilerden aldığı Servis Hizmetlerini kendi içinde yapabilir hale gelmesi (Bakım, Yemek, Servis gibi)

Yaptığınız Kaizen Kategorisine girmeyen iyileştirmeler önümüzdeki Süreçte ŞİRKETE DEĞER KATAN PROJELER kategorisinde

değerlendirilecektir.

(Satın Alım İyileştirmeleri , Tedarikçi Değiştirme, Hurdaların Değerlendirilmesi, Stok Pozisyonundan Elde Edilen Kazançlar.)

Kaizen' in Şartları

• Bir Kaizen çalışması bu 3 madde için gerekli koşulları yerine getirmek zorundadır.

• Aksi halde yapılan çalışma, Kaizen olarak kabul edilemez.

Kaizen' in Amaçları

Bu unsurlara bağlı kalarak Kaizen' in amaçları şu şekilde sıralanabilir:

1) İş güvenliği ve ergonomi risklerini azaltmak,

2) Kaliteyi geliştirmek, kaliteli üretim süreçleri ve ürünler ortaya çıkarmak,

3) Yaratılan değeri artırmak,

4) Kayıpları azaltmak ya da yok etmek,

5) Maliyetleri azaltmak,

6) Etkin takım çalışmasına yönelik pozitif katkı sağlamak,

7) Problem çözme yaklaşımını geliştirmek,

8) Sahiplenmeyi ve bağlılığı artırmak,

9) Çalışanların motivasyonunu artırmak,

10) Çalışanların yönetsel yeteneklerini geliştirmek.

Kaizen Türleri

Önce Sonra Kaizen

Kaizen çalışmalarının en küçük yapı taşı olan önce sonra Kaizen'ler, her alanda ve herkes tarafından uygulanabilecek basit bir Kaizen türüdür.

Özellikleri:

1. Çoğunlukla çalışan önerileri ile gelir.

2. Sonuçlanması kısa sürelidir.

3. Çözümü düşük seviyede analiz ve gözleme dayalıdır.

4. Hızlı aksiyon alınabilen iyileştirmeler için kullanılır.

5. Her seviyedeki çalışanın katılımını teşvik eder.

6. Moral ve motivasyon artırıcı çalışmalardır.

Kobetsu (Odaklanmış) Kaizen

Her an, herkes tarafından uygulanabilecek Kaizenler ’den ziyade Kobetsu Kaizen, bir ekip çalışması gerektiren kapsamlı iyileştirmelerdir.

Özellikleri:

1. Çalışan önerileri, performans raporları ve oluşan problemler gibi birçok tetikleyici unsur sonucu ortaya çıkabilir.

2. Kısa ve orta vadede sonuçlanır.

3. Etkileri orta vadede daha net görülür.

4. Belirli bir yol haritası izlenir.

5. Orta seviyede analiz ve gözleme dayalıdır.

6. Problem çözme teknikleri kullanılır.

7. Ekip çalışmasına teşvik eder.

8. Moral ve motivasyon artırıcıdır.

Kobetsu Kaizen Yapılırken Dikkat edilmesi Gerekenler

1) Kaizen çalışmasına başlamadan önce ekibin

Kaizen ve uygulama yöntemleri hakkında bilgi sahibi olması sağlanmalı, gerekli ise bir uzman tarafından eğitim verilmelidir.

2) Ekibin çalışmayı gerçekleştirebilmesi için gerekli zaman, donanım desteği ve bütçe verilmelidir

3) Kaizen'in bir lideri ve bu lidere her konuda destek olabilecek bir sponsoru olmalıdır.

Kaikaku (Sistem) Kaizen

Odaklanılmış (Kobetsu) Kaizen' den farklı olarak, daha radikal değişimlerin yapıldığı, disiplinler arası etkileşimde olan iyileştirme noktalarının ele alındığı faaliyetler olarak tanımlanmaktadır.

Özellikleri:

1.Stratejik gelişmeler, iş hedefleri ve müşteri istekleri gibi birçok noktadan tetiklenir.

2.Orta veya uzun vadede sonuçlanır.

3.Etkileri uzun vadede görülür.

4.Birbiriyle ilişki içinde ve karmaşık durumlardan oluşur.

5.İleri seviyede analiz ve istatistiksel teknikler kullanılır.

6.Çekirdek bir ekip tarafından koordine edilir ve bu ekip uzaman kişilerden oluşur.

Kaikaku Kaizen Yapılırken Dikkat edilmesi Gerekenler

1.Çalışmanın uzun vadeli olduğu unutulmamalı, disiplinli ve tüm ekibin inanmışlığı ile sürdürülmelidir,

2.Değişebilecek üretim, satış, pazar hareketleri ve mali durumlar çalışmanın başında iyi analiz edilmelidir.

PUKÖ DÖNGÜSÜ

Kaizen Fikir Oluşumu

Kaizen fikirleri aşağıdaki yollarla oluşabilir;

1.Stratejik hedefler ve gelişim aksları

2.İş planları ve iş hedefleri

3.Kayıp analizi çalışmaları

4.Yeni fikirler ve öneri sistemi

5.Ortaya çıkan problemler

6.Müşteri veya tedarikçi istekleri

7.Kıyaslama (Benchmarking) çalışmaları

8.Mali raporlamalar

9.Yasal zorunluluklara uyum gerekliliği

Kaizen Sonrası

Takdir ve Motivasyon;

Japon yönetim felsefesindeki “insana saygı” bakış açısında, insanların sadece “çalışan” olarak görülmemeleri ve insan ruhuna hizmet edecek davranışlarda bulunmak gerektiğinden bahsedilmektedir.

Görev ve Sorumluluklar

Üst Yönetim

• Kaizen programı sürecinde kararlı ve sabırlı olunmalıdır.

• Kaizenler için yeterli zaman ayrılmalıdır.

• Program sürecinde eğitim, motivasyon ve diğer faaliyetler için gerekli kaynak ve destek sağlanmalıdır.

• Belirlenen politika ve hedefler, tüm çalışanlar ile paylaşılmalıdır.

• Belirlenen Kaizen konuları için ekip liderleri atanmalıdır.

• Kaizen çalışmalarının sonuç odaklı olduğu kadar proses odaklı olduğu da unutulmamalıdır.

• Mühendislerin üretim ile ilgili faaliyetlerde daha fazla rol almaları ve Kaizenlere öncülük etmeleri sağlanmalıdır.

• Üst yönetim ile çalışanlar arasındaki ve çalışanların kendi aralarındaki iletişimin kuvvetlendirilmesi için gerekli uygulamalar başlatılmalıdır.

• Çalışan motivasyonu her zaman ön planda tutulmalıdır.

• Programın gidişatı ve yayılımını denetleyerek sürekliliğinin sağlanması için gerekli önlemler alınmalıdır.

Orta Kademe Yönetim

• Üst yönetimin belirlemiş olduğu politika ve hedeflerin tüm çalışanlara yayılması sağlanmalıdır.

• Şirket hedeflerine hizmet edecek bölüm içi hedefler belirlenmeli ve izlenmelidir.

• Kaizen çalışmamaları ile ilgili öneriler için çalışanlar yönlendirilmelidir.

• Bölüm içinde veya bölümler arasında yürütülen Kaizen çalışmalarında örnek kişi olunmalıdır.

• Proses odaklı düşünce tarzı benimsenmeli ve prosesler iyileştirilmeden sonuçların iyileştirilemeyeceği konusu çalışanlara öğretilmelidir.

• Çalışanların işlerini doğru ve güvenli bir şekilde yapmaları için ilgili iş standartları oluşturulmalıdır.

• Çalışanları standartlara uygun şekilde çalışmaları sağlanmalı ve oluşturulan standartlar korunmalıdır.

• Çalışanların problem çözme tekniklerini kullanabilmesi için gerekli eğitimler verilmelidir.

Amirler

• Kaizen çalışmaları benimsenerek astlara rehberlik edilmeli, örnek olunmalıdır.

• Astlar ile iletişim kuvvetlendirilmeli, yönetim ile operatörler arasındaki iletişimin doğru olması sağlanmalı, yanlış anlaşılmaların önüne geçilmelidir.

• Operatör dili yönetici diline, yönetici dili ise operatör diline çevrilerek koordinasyona destek olunmalıdır.

• Çalışanların öneri vermeye alışabilmesi için onlara yardımcı olunmalı ve sürekli teşvik edilmelidir.

• Operatörlerin de desteği alınarak standartların güncel tutulması sağlanmalıdır.

• Operatörlerin gizli kalmış yeteneklerini tespit edebilmek için testler yapılmalı ve eksik yanlarını geliştirebilmeleri için yönlendirilmelidir.

• Operatör eğitim ihtiyaçları belirlenerek üstlere bildirilmelidir.

• Çalışanlar arasından istekli ve gönüllü olanların küçük grup çalışmalarına katılması desteklenmeli, moral ve motivasyonları yükseltilmelidir.

Altın Kurallar

Kaizen Prensipleri;

Son Tavsiyeler

1. “Sorunumuz yok” demek yalan söylemektir. Sorunlar her yerdedir. Arayıp bulun.

2. Tahmin etmeyin. Doğru verileri kullanın. İşi yerinde gözlemleyerek ve verileri doğru kullanarak gerçek olguları yakalayın.

3. Boş elle kazanamazsınız. Gerekli araçları etkin kullanmayı öğrenin.

4. Beceri önemlidir. Kişisel becerilerinizi ve teknik yeterliliğinizi geliştirin.

5. Her şeyi bir anda yapmak doğru değildir. Önemli ile önemsizi ayırmayı öğrenin.

6. Cazip çözümlerin çekimine kapılmayın. Sebepleri dikkatle analiz etmeden ve gerçek sebeplere ulaşmadan çözüme atlamayın.

7. Bilgisayarlar yararlıdır fakat yaratıcı değildir. Yaratıcılığınızı kullanın.

8. Planlı adımlar olmadan hiçbir sonuca varılamaz. Metodun adımlarını izleyin.

9. Geride durup elemanlarınızdan iş istemek doğru değildir. Ellerinizi kirletin.

10. Herkes Her zaman meşguldür sizin gibi unutmayın, zaman ayırın.

11. Asla vazgeçmeyin.

Kaizen çalışmaları ve destek için:

Erhan.topkaya@kpiacademy.org